Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter

Inhalt der Nebenkostenabrechnung für Mieter

Einmal jährlich muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen, falls der Mieter zusammen mit der Miete Vorauszahlungen für die Nebenkosten leistet.

Diese Pflicht des Vermieters ergibt sich aus § 566 BGB. Welche Nebenkosten der Vermieter auf die Mieter umlegen darf, ergibt sich aus § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Nebenkostenabrechnungen müssen zwingend bestimmte Angaben enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Hierzu gehören insbesondere:

• Abrechnungszeitraum
• Gesamtkosten
• Umlageschlüssel bzw. Verteilungsschlüssel
• Berechnung, welchen Anteil der Mieter leisten muss
• Abzug bereits geleisteter Nebenkostenvorauszahlungen

Der Umlageschlüssel richtet sich danach, was Mieter und Vermieter im Mietvertrag vereinbart haben. Gibt es hierzu keine anderweitige Vereinbarung, so erfolgt die Verteilung nach der Wohnfläche. Mieter mit einer größeren Wohnung zahlen dementsprechend höhere Betriebskosten als die Mieter von kleinen Wohnungen.

Es gibt jedoch auch Nebenkosten, die sich nach einem erfassten Verbrauch richten oder danach, wer sie verursacht. In diesem Fall muss der Vermieter für die Nebenkostenabrechnung einen Verteilungsschlüssel wählen, der eben diesen Verbrauch bzw. die Verursachung berücksichtigt.

Nebenkostenabrechnung: Diese Frist muss der Vermieter einhalten

Der Vermieter darf die Nebenkostenabrechnung nicht erst irgendwann erstellen. Er muss vielmehr die in § 556 Abs. 3 BGB festgelegte Frist einhalten. Danach ist er zur jährlichen Abrechnung verpflichtet, wenn der Mieter Vorauszahlungen für die Betriebskosten leistet.

Außerdem muss er die Abrechnung „dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums“ mitteilen.

Vom Ende des Abrechnungszeitraums an hat der Vermieter also ein Jahr Zeit, um die Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Die Nebenkosten für das Kalenderjahr 2021 müsste er beispielsweise bis zum 31.12.2022 abrechnen.

Erstellt der Vermieter die Nebenkostenabrechnung zu spät, kann er vom Mieter keine Nachzahlungen mehr verlangen. Nur in seltenen Ausnahmefällen darf er verspätete Nebenkosten-Positionen nachträglich abrechnen, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Eine solche Ausnahme liegt beispielsweise vor, wenn die Gemeinde die Grundsteuer rückwirkend neu festsetzt und der Vermieter dies nach der Abrechnungsfrist korrigiert (BGH, Az. VIII ZR 264/12).

Nebenkosten-Guthaben muss der Vermieter allerdings auch dann an den Mieter zurückzahlen, wenn er die Frist für die Nebenkostenabrechnung verpasst hat.

Nebenkostenabrechnung: Was darf rein?

Betriebs- bzw. Nebenkosten sind all jene Kosten für die Hausbewirtschaftung, die neben der Miete entstehen und die der Vermieter auf die Mieter umlegen darf. Und das sind bei weitem nicht alle Ausgaben, die im Lauf des Jahres bei der Bewirtschaftung der Immobilie anfallen.

Umlagefähig sind nur die Betriebskosten, die in § 2 BetrKV aufgeführt sind. Außerdem regelt § 1 Abs. 2 BetrKV, was gerade nicht zu diesen Betriebskosten und dementsprechend auch nicht in die Nebenkostenabrechnung gehört, und zwar:

• Verwaltungskosten
• Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (Reparaturkosten)

Umlagefähige Nebenkosten laut § 2 BetrKV

Folgende Betriebskosten dürfen in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigt werden:

• Öffentliche Lasten: Hierzu gehört namentlich die Grundsteuer, nicht jedoch die Grunderwerbssteuer.
• Wasserversorgung: Abgerechnet wird der Verbrauch nach Zählerstand. Wartungskosten, Betriebsstrom und die Grundgebühr für den Wasserzähler sowie die Abrechnungskosten darf der Vermieter ebenfalls umlegen. Die Erwärmung von Wasser ist als „Warmwasser“ abzurechnen.
• Entwässerung: Umlagefähig sind sowohl die Entwässerungsgebühren als auch die Kosten der Entwässerungsanlage.
• Heizkosten: Der Vermieter darf die Kosten für die Zentralheizung inklusive der Eichkosten und der Abgasanlage abrechnen. Umlagefähig sind außerdem der Wärmepreis des Lieferanten bei einer Fernwärmeheizung sowie die Wartungs- und Reinigungskosten für eine Etagen- bzw. Gasetagenheizung.
• Warmwasser: In der Nebenkostenabrechnung darf neben der Wassererwärmung auch die Wartung und Reinigung von Warmwassergeräten abgerechnet werden.
• Verbundene Versorgung: Brennstoffkosten für Heizung und Wassererwärmung sind zwar umlagefähig, müssen aber beim Abrechnen getrennt werden.
• Aufzug: Während die Ausgaben für Strom, Beaufsichtigung und Wartung des Fahrstuhls umlagefähige Nebenkosten sind, gehören die Instandset­zungs- und Verwaltungs­kosten nicht dazu.
• Müllabfuhr und Straßenreinigung: Diese laufend anfallenden Kosten – einschließlich Winterdienst – darf der Vermieter immer umlegen. Die Beseitigung von gelegentlichem Sperrmüll darf der Vermieter nur umlegen, wenn sich kein Verursacher ermitteln lässt.
• Gebäudereinigung: Beauftragt der Vermieter eine Reinigungsfirma, darf er diese Kosten und die Ausgaben für die Putzmittel auf die Mieter umlegen. Das gilt aber nicht, wenn der Mieter laut Mietvertrag selbst zur Reinigung des Treppenhauses verpflichtet ist und dieser Pflicht auch nachkommt.
• Gartenpflege: Die Kosten für die Pflege der Grünanlage und des Spielplatzes dürfen über die Nebenkostenabrechnung umgelegt werden.
• Beleuchtung für Gemeinschaftsflächen: Umlagefähig sind lediglich die Stromkosten für Lampen im Außenbereich, im Treppenhaus und auf anderen gemeinschaftlich genutzten Flächen. Die Reparaturkosten darf der Vermieter jedoch nicht in die Nebenkostenabrechnung aufnehmen.
• Schornsteinfeger: Diese Kosten sind nur umlagefähig, soweit sie nicht schon als Heizkosten in Rechnung gestellt wurden.
• Versicherungen: Umlagefähig sind die Kosten für die Wohngebäude- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung sowie für ein Öltank- und Glasversicherung. Die Rechtsschutzversicherung darf hingegen nicht über die Betriebskostenabrechnung berechnet werden.
• Hausmeister: Der Vermieter darf das Gehalt des Hauswarts umlegen. Für Reparaturen und Verwaltungsarbeiten, die der Hausmeister übernimmt, muss der Mieter im Rahmen der Nebenkostenabrechnung aber nicht aufkommen.
• Kabel-/Antennenanschluss: Grundgebühren für den Kabelanschluss, Wartungs- und Betriebskosten für die Anlage sind umlagefähig. Einmalige Anschlussgebühren und Reparaturen dürfen dem Mieter nicht in Rechnung gestellt werden.
• Waschkeller: Strom-, Wartungs- und Reinigungskosten darf der Vermieter umlegen, Wasserkosten jedoch nur, wenn er diese noch nicht über die Wasserversorgung abgerechnet hat.
• Sonstige Kosten: Möchte der Vermieter sogenannte sonstige Kosten per Nebenkostenabrechnung umlegen, muss er diese bereits im Mietvertrag konkret benennen. Dabei darf er nur notwendige, regelmäßig wiederkehrende Ausgaben umlegen.

Nebenkostenabrechnung überprüfen: 7 typische Fehler

Viele Betriebskostenabrechnungen sind fehlerhaft, sodass es sich immer empfiehlt, die jeweilige Nebenkostenabrechnung genau zu prüfen. Typische Fehlerquellen sind dabei:

1. Hat der Vermieter die jährliche Frist für die Nebenkostenabrechnung eingehalten? Ausschlaggebend dafür ist allein, ob das Schreiben rechtzeitig beim Mieter eingeht. Trifft die Mietnebenkostenabrechnung zu spät beim Mieter ein, muss er in der Regel keine Nachzahlungen mehr leisten und kann entsprechende Zahlungsaufforderungen ignorieren. Fordert der Vermieter seinen Mieter trotzdem zur Nachzahlung auf, kann sich dieser dagegen wehren und Widerspruch gegen die verspätete Nebenkostenabrechnung einlegen.
2. Stimmt der Abrechnungszeitraum? Mieter, die erst vor kurzem in die Wohnung gezogen sind, müssen auch nur für diesen Zeitraum bezahlen und nicht für das gesamte Jahr.
3. Ist der Umlageschlüssel korrekt angegeben? Viele Nebenkosten werden anhand der Wohnfläche anteilig auf den Mieter umgelegt. Hier lohnt es sich, die Wohnung nachzumessen, weil der Vermieter nur die tatsächliche m²-Zahl zugrunde legen darf.
4. Enthält die Nebenkostenabrechnung unzulässige Kosten? Der Vermieter darf nur die oben aufgelisteten Nebenkosten berechnen. Bank- und Kontoführungsgebühren, Reparatur- und Verwaltungskosten, die Rechtsschutzversicherung sowie die Mietkosten für Rauchmelder muss er selbst bezahlen.
5. Tauchen in der Nebenkostenabrechnung „sonstige Kosten“ auf? Sie darf der Vermieter nur in Rechnung stellen, wenn sie ausdrücklich und konkret im Mietvertrag benannt sind.
6. Hat der Vermieter die Warmwasserkosten nach dem Verbrauch abgerechnet? Wurde der Verbrauch lediglich geschätzt oder anhand einer Formel ermittelt, darf der Mieter den Betrag um 15 % kürzen.
7. Hat der Vermieter im Wohnhaus befindliche Gewerberäume berücksichtigt? Ein Gewerbe verursacht gewöhnlich deutlich höhere Nebenkosten als Verbraucher. Deshalb sollte der Vermieter diese aus der Nebenkostenabrechnung herausrechnen. Legt er die gewerblichen Nebenkosten hingegen auf seine Mieter um, können sie der Abrechnung widersprechen.

Tipp! Belegeinsicht zur Nebenkostenabrechnung: Mieter dürfen die Originalbelege zu den Nebenkosten und deren Bezahlung einsehen. Allerdings müssen sie dafür die Büroräume des Vermieters aufsuchen, weil er nicht verpflichtet ist, Kopien zu diesen Belegen herauszugeben – auch nicht gegen Bezahlung. Eine Ausnahme besteht lediglich, wenn der Vermieter weit entfernt sitzt (BGH, Az. VIII ZR 78/05). Verweigert der Vermieter die Belegeinsicht, darf der Mieter vorübergehend die laufenden Vorauszahlungen kürzen (BGH, Az. VIII ZR 150/20).

Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung – und dann?

Liegen Gründe für die Annahme vor, dass die Abrechnung fehlerhaft ist, kann der Mieter innerhalb von zwölf Monaten Widerspruch beim Vermieter einlegen. Die Frist beginnt mit Zugang der Betriebskostenabrechnung beim Mieter.

Der Widerspruch sollte schriftlich erfolgen und mit der Bitte verbunden werden, die fraglichen Positionen zu erläutern. Es ist außerdem ratsam, darzulegen, welche Kosten fehlerhaft oder unzulässig erscheinen. Die pauschale Behauptung, die Nebenkostenabrechnung sei zu hoch oder Kostensteigerungen nicht nachvollziehbar, reicht dafür nicht aus.

Bis alle Unstimmigkeiten ausgeräumt, keine eine ganze Weile vergehen. Für die Mieter stellt sich dann die Frage, ob sie die in der Nebenkostenabrechnung geforderte Nachzahlung leisten sollen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Der Mieter bezahlt die Nachforderung vollständig, aber „unter Vorbehalt“. Diese Variante ist am sichersten, auch wenn der Mieter unter Umständen vor Gericht ziehen muss, um die zu Unrecht geforderte Nachzahlung zurückzubekommen.
2. Der Mieter hält den strittigen Anteil der Nachzahlung zurück und bezahlt nur den unstrittigen Anteil. Dieses Vorgehen birgt allerdings die Gefahr einer Kündigung, vor allem, wenn der Mieter dadurch Mietschulden in Höhe einer Monatsmiete anhäuft.

Verjährung der Nebenkostenabrechnung

Sowohl der Anspruch des Mieters auf eine Betriebskostenabrechnung als auch der Anspruch des Vermieters auf Nachzahlung unterliegen der Verjährung. In beiden Fällen gilt eine dreijährige Verjährungsfrist.

Die Verjährungsfrist für den Anspruch des Mieters beginnt mit dem Ende der Abrechnungsfrist, die Verjährungsfrist für die Nachzahlungsforderung des Vermieters mit Ablauf des Jahres, in welchem die Forderung entstanden ist. Dabei entsteht dieser Anspruch frühestens in dem Moment, indem der Vermieter dem Mieter eine wirksame Nebenkostenabrechnung mitteilt.

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Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter

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Über den Autor

Franziska L.

Seit 2017 verstärkt Franziska das Redaktionsteam von schuldnerberatung.de. In ihren Texten vermittelt sie Wissen rund um Schuldenabbau, Finanzen sowie Verbraucherschutz und beantwortet Fragen zur Insolvenz und Zwangsvollstreckung. Entsprechendes Fachwissen bringt sie aus ihrer juristischen Ausbildung mit.