Zahlungserinnerung und Mahnung – was ist der Unterschied?

Das Wichtigste zur Zahlungserinnerung

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung soll den Rechnungsempfänger an seine fälligen Schulden erinnern. Oft wird sie als unverbindliche Vorstufe einer rechtswirksamen Mahnung betrachtet.

Worin unterscheidet sich die Zahlungserinnerung von einer Mahnung?

Ob ein Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung besteht, hängt von der Formulierung und dem Inhalt des Schreibens ab. Eine unverbindliche Erinnerung setzt den Schuldner z. B. nicht in Verzug, eine Mahnung hingegen schon. Welche Rechtsfolgen der Schuldnerverzug hat, lesen Sie hier.

Was sollte ich beachten, wenn ich eine unverbindliche Zahlungserinnerung schreibe?

Auch wenn Sie nur ein unverbindliches Schreiben aufsetzen, macht es Sinn, dem Kunden eine Frist in der Zahlungserinnerung zu setzen. Nutzen Sie auch unser kostenloses Muster für eine erste Orientierung.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Wenn Sie eine Zahlungserinnerung schreiben, bleiben Sie freundlich. Vielleicht hat der Kunde die Rechnung nur vergessen.
Wenn Sie eine Zahlungserinnerung schreiben, bleiben Sie freundlich. Vielleicht hat der Kunde die Rechnung nur vergessen.

Manche Schuldner übersehen versehentlich eine Rechnung oder sind zahlungsunfähig bzw. überschuldet und wieder andere haben eine schlechte Zahlungsmoral. Für den Gläubiger ist es unangenehm, wenn sein Kunde die Rechnung nicht pünktlich zahlt, und er nun entsprechende Maßnahmen einleiten muss, um an sein Geld zu kommen.

Einer der ersten Schritte ist oft eine freundliche Zahlungserinnerung, die den Schuldner in höflichem Ton darauf aufmerksam macht, dass da noch eine Rechnung offen ist, die er möglicherweise nur versehentlich übersehen hat. Meistens lautet die Formulierung in etwa: „Wahrscheinlich Sind Sie noch nicht dazu gekommen …“ oder „Sicher haben Sie nur vergessen …

In der Regel ist eine solche erste Zahlungserinnerung unverbindlich und löst noch keinerlei Rechtsfolgen aus. Der Gläubiger geht zunächst von einem Versehen seines Schuldners aus und möchte ihn nur an die offene Rechnung erinnern. Bezahlt dieser danach immer noch nicht, hat der Rechnungssteller folgende Möglichkeiten:

Er verschickt eine zweite Zahlungserinnerung, die ebenfalls unverbindlich ist und keine Rechtsfolgen auslöst oder er lässt dem Schuldner eine Mahnung zukommen, die diesen in Schuldnerverzug setzt.

Für den Gläubiger ist dies wichtig, weil ein solcher Verzug mehrere Rechte bzw. Ansprüche begründet, z. B.:

  • Er kann vom Schuldner Schadensersatz für den Verzugsschaden verlangen oder alternativ den Ersatz von Aufwendungen, die er im Vertrauen auf den Erhalt der Leistung gemacht hat.
  • Die Geldschuld, also die offene Rechnung, ist während des Verzugs zu verzinsen.
  • Der Gläubiger darf vom Vertrag zurücktreten.
  • Die angemahnte, nicht bestrittene Forderung kann bei der SCHUFA eingetragen werden.

Eine Mahnung berechtigt den Gläubiger jedoch noch nicht, eine Zwangsvollstreckung bzw. Pfändung zu veranlassen. Hierfür muss er zunächst eine titulierte Forderung, z. B. einen Vollstreckungsbescheid erwirken.

Unterschied zwischen Mahnung und Zahlungserinnerung

Was ist besser – Zahlungserinnerung oder gleich Mahnung? Aus juristischer Sicht ist es nicht erforderlich, den Schuldner per Zahlungserinnerung freundlich auf die noch offene Rechnung hinzuweisen. Sie verursacht Kosten und einen gewissen Aufwand, wahrt aber auch den guten Ton gegenüber einem Kunden, der es möglicherweise wirklich nur vergessen hat, pünktlich zu zahlen.

Zahlungserinnerung und Mahnung: Der feine Unterschied liegt in der Formulierung.
Zahlungserinnerung und Mahnung: Der feine Unterschied liegt in der Formulierung.

Welches Schreiben Sie daher zuerst verschicken, hängt maßgeblich von Ihren Kundenbeziehungen und Ihrer eigenen wirtschaftlichen Situation ab. Größere Zahlungsausfälle können gerade kleine Händler und Shops schnell in Schwierigkeiten bringen.

Die Zahlungserinnerung entfaltet gewöhnlich nicht dieselbe Wirkung wie eine Mahnung. Sie ist eher deren kleine Schwester und ein höflicher Wink mit dem Zaunpfahl. Doch Vorsicht: Mitunter werden beide Begriffe aber auch synonym benutzt.

An eine Mahnung stellt der Bundesgerichtshof ganz konkrete Anforderungen:

„Als verzugsbegründende Mahnung genügt jede eindeutige und bestimmte Aufforderung, mit der der Gläubiger unzweideutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Leistung verlangt.“

[Quelle: BGH, NJW, 1998, 2132]

Eine verzugsbegründende Zahlungserinnerung bzw. Mahnung muss folgenden Inhalt aufweisen:

  • Datum
  • genauer Name bzw. korrekte Firmenbezeichnung und Anschrift vom Gläubiger (Rechnungssteller) und vom Schuldner (Rechnungsempfänger)
  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  • Vertragsgegenstand bzw. Forderungsgrund
  • Kaufpreis bzw. geschuldeter Betrag
  • genaue Formulierung, dass und in welcher Höhe die offene Forderung besteht
  • ausdrückliche Aufforderung, die offene Summe zu bezahlen
  • Zahlungsfrist, bis wann der Kunde gezahlt haben soll, idealerweise ein konkretes Datum
  • gegebenenfalls Ankündigung weiterer Schritte, falls die Zahlung weiterhin ausbleibt, z. B. Übergabe an ein Inkassounternehmen oder gerichtliches Mahnverfahren

Will sich ein Gläubiger im Streitfall auf den Schuldnerverzug berufen, so muss er nachweisen, dass dem Schuldner wirklich eine Mahnung zugegangen ist. Aus diesem Grund ist es ratsam, die Mahnung bzw. Zahlungserinnerung als Einschreiben mit Rückschein zu verschicken.

Was sagt das BGB über Mahnung und Zahlungserinnerung?

Gläubiger sind nicht verpflichtet, ihrem Schuldner eine Zahlungserinnerung vor der Mahnung zu schicken.
Gläubiger sind nicht verpflichtet, ihrem Schuldner eine Zahlungserinnerung vor der Mahnung zu schicken.

Im Geschäftsverkehr ist es üblich, dass Gläubiger einer Geldforderung ihre Kunden zunächst nur höflich an die offene Rechnung erinnern. Oft folgt dann die erste, zweite und dritte Mahnung. Dementsprechend hat sich der Glaube durchgesetzt, dass das Gesetz genau diese Vorgehensweise vorschreibt. Doch das stimmt nicht.

Im Folgenden klären wir drei Irrtümer zur Mahnung und Zahlungserinnerung auf:

Irrtum 1: Der Gläubiger darf erst nach drei Mahnungen rechtliche Schritte gegen den Schuldner einleiten.

Auch wenn sich diese Vorgehensweise durchgesetzt hat, muss der Gläubiger nicht zwingend drei Mahnungen verschicken. Ist die Geldforderung fällig, so genügt eine einzige Mahnung, um den Schuldner in Verzug zu setzen und die oben beschriebenen Rechtsfolgen auszulösen. In bestimmten Fällen gerät der Rechnungsempfänger sogar ohne Mahnung bzw. Zahlungserinnerung in Verzug, etwa wenn für die Geldleistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist.

Die 30-Tage-Regel des § 286 Abs. 3 BGB begründet ebenfalls einen Schuldnerverzug, ohne dass es einer Mahnung oder Zahlungserinnerung bedarf:

„Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung […] leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung […] besonders hingewiesen worden ist. […]“

Irrtum 2: Eine Zahlungserinnerung ist gesetzliche Pflicht.

Der Gläubiger muss dem Schuldner keine unverbindliche Zahlungserinnerung schicken, bevor er diesen mahnen oder sonstige Schritte einleiten darf. Er darf vielmehr sofort mahnen, wenn der Schuldner trotz Fälligkeit nicht zahlt.

Verschickt der Rechnungssteller zuerst eine höfliche, vielleicht sogar humorvolle Zahlungserinnerung, dann dient das eher der Kundenpflege und -bindung. Jeder kann es mal vergessen, eine Rechnung pünktlich zu begleichen. Gläubiger, die dann sofort mit dem Anwalt drohen, verprellen eher ihre Kunden.

Irrtum 3: Ein Zahlungsziel auf der Rechnung setzt den Schuldner ohne Mahnung in Verzug.

Zahlungserinnerung: Wann macht sie Sinn?
Zahlungserinnerung: Wann macht sie Sinn?

Angenommen, auf der Rechnung steht: „Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum].“ Gerate ich in Verzug, wenn ich bis zum besagten Zeitpunkt nicht bezahle? Nein, sagt der Bundesgerichtshof. Wenn ein Verkäufer den Zahlungstermin erstmals in der Rechnung nennt, dann genügt dies nicht, um den Schuldner ohne Mahnung bzw. Zahlungserinnerung in Verzug zu setzen, schon gar nicht, wenn dieser Verbraucher ist (BGH, Urteil vom 25.10.2007, Az. III ZR 91/07). Dann bedarf es zusätzlich einer Belehrung auf der Rechnung, dass eine verspätete Zahlung nach dem Zahlungsziel einen Verzugsschaden verursachen kann.

Das heißt: Fehlt eine solche Belehrung, gerät der Rechnungsempfänger erst nach einer gesonderten Mahnung in Verzug. Und erst nach dieser Mahnung darf er Mahngebühren verlangen. Das erste Mahnschreiben ist kostenlos.

Zahlungserinnerung schreiben: Vorlage zum kostenlosen Download

Zwar ist eine unverbindliche, höfliche Erinnerung keine Pflicht. Sie kann aber dennoch Sinn machen, um zahlungswillige Kunden nicht gleich vor den Kopf zu stoßen. Fehler machen wir alle und so kann eine Rechnung versehentlich auch mal übersehen werden.

Wenn Sie eine Zahlungserinnerung (mit Fristsetzung) verfassen wollen, sollten Sie sich daher zunächst im Klaren darüber sein, was Sie damit bezwecken. Gehen Sie davon aus, dass Ihr Kunde zahlungswillig ist und er Sie nur vergessen hat? Oder soll das Schreiben gleich die Wirkungen einer Mahnung entfalten?

Inhalt und Formulierung des Schriftstücks hängen maßgeblich von Ihren Antworten auf diese Fragen ab. Im Folgenden stellen wir Ihnen eine Zahlungserinnerung als Muster zur Verfügung. Sie richtet sich eher an Rechnungsempfänger, die es schlicht vergessen haben zu zahlen.

Wie schreibt man eine freundliche Zahlungserinnerung?
Wie schreibt man eine freundliche Zahlungserinnerung?

Zu guter Letzt noch einige kurze Tipps:

  • Auch eine erste Zahlungserinnerung verursacht Kosten. Diese dürfen dem Schuldner gewöhnlich nicht in Rechnung gestellt werden.
  • Schreiben Sie höflich und achten Sie auf einen guten Ton, um Ihren Kunden nicht zu verärgern. Drohungen sind an dieser Stelle daher unangebracht.
  • Dennoch sollten Sie auch in einer Zahlungserinnerung eine Frist benennen, innerhalb derer der Kunde zahlen sollte.
  • Fügen Sie der Erinnerung eine Rechnungskopie bei für den Fall, dass der Kunde das Original nie erhalten hat oder es verloren gegangen ist.
  • Sie fragen sich, ab wann eine Zahlungserinnerung Sinn macht? Sie können das Schreiben verschicken, wenn Ihr Kunde den gesetzlichen Fälligkeitszeitpunkt bzw. das festgesetzte Zahlungsziel überschritten hat. Allerdings macht es Sinn, danach noch zwei bis drei Tage zu warten, weil Überweisungen bei der Bank etwas Zeit in Anspruch nehmen.
  • Haben Sie triftige Gründe zu der Annahme, dass Ihr Schuldner die Zahlung absichtlich hinauszögert, so ist eine freundliche Erinnerung nach unserem Muster wahrscheinlich der falsche Ansatz. In diesem Falle ist eine verzugsbegründende Mahnung nach dem oben benannten Kriterien sinnvoller.

Bitte beachten Sie, dass jede Vorlage einer Zahlungserinnerung an Ihre individuelle Bedürfnisse, Ihren Kunden und die jeweilige Situation angepasst werden muss. Unsere Vorlage ist nur ein Beispiel. Sie bietet lediglich eine erste Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.

Muster für eine Zahlungserinnerung

Rechnungssteller
vollständiger Name/Firmenbezeichnung
Anschrift


Rechnungsempfänger
vollständiger Name/Firmenbezeichnung
Anschrift


Ort, Datum

Zahlungserinnerung zu unserer Rechnung Nr. [….] vom [Datum]

Sehr geehrte/r Herr/Frau …………..

wir freuen uns, dass Sie bei uns eingekauft haben. War alles in Ordnung? Sind Sie zufrieden mit unserem Produkt?

Leider konnte unsere Buchhaltung noch keinen Zahlungseingang verbuchen. In der Hektik des Alltags kann es schon einmal passieren, dass eine Rechnung übersehen oder vergessen wird. Deshalb senden wir Ihnen diese Erinnerungshilfe und bitten Sie, den offenen Rechnungsbetrag in Höhe von […] Euro bis zum [Datum] zu überweisen.

Für den Fall, dass Ihnen die Rechnung verloren gegangen ist, haben wir eine Kopie beigefügt, auf der Sie auch unsere Bankverbindung finden.

Mit freundlichen Grüßen

……………………………
     Unterschrift

Hier finden Sie unser Muster zum kostenlosen Download

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Zahlungserinnerung und Mahnung – was ist der Unterschied?
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