Mahnverfahren: Forderungsmanagement des Gläubigers

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Das Wichtigste zum Mahnverfahren

  1. Das Mahnverfahren ist ein wichtiges Instrument im Forderungsmanagement. Es dient dazu, sämtliche Geldforderungen im Blick zu behalten und gegebenenfalls beim Schuldner einzufordern.
  2. Das Mahnwesen gliedert sich in das außergerichtliche und das gerichtliche Mahnverfahren.
  3. Das gerichtliche Verfahren ist zweistufig aufgebaut: Zuerst muss der Gläubiger einen Mahnbescheid beantragen. Erst danach ist die Beantragung eines Vollstreckungsbescheids möglich.

Mahnverfahren: Ablauf des Forderungsmanagements beim Gläubiger

Das Mahnverfahren dient dazu, offene Forderungen im Blick zu behalten und bei Zahlungsverzug einzufordern.

Das Mahnverfahren dient dazu, offene Forderungen im Blick zu behalten und bei Zahlungsverzug einzufordern.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Großhändler und beliefern regelmäßig eine Drogeriekette mit Waren und diese bezahlt Ihre Lieferungen nicht. Eine einzige ausbleibende Bezahlung können Sie vielleicht noch verkraften, doch wenn so etwas regelmäßig passiert oder wenn es um größere Summen geht, dann wird es problematisch. Jedes Unternehmen muss genau kalkulieren und derartige Zahlungsausfälle vermeiden. Anderenfalls steht es selbst über kurz oder lang vor der Pleite und kann eigene Schulden nicht mehr begleichen.

Aus diesem Grund richten Unternehmen ein professionelles Forderungsmanagement ein. So können sie ausbleibende Zahlungen vermeiden und die eigene Liquidität sichern.

Grundlage eines solchen Inkassos ist zunächst, stets den Überblick über alle offenen Geldforderungen zu behalten. Zahlt ein Schuldner bzw. Vertragspartner nicht rechtzeitig, muss das Unternehmen also ein Mahnverfahren einleiten.

Dieses Inkasso bzw. Forderungsmanagement hat zwei Stufen:

  • außergerichtliches Mahnverfahren
  • gerichtliches Mahnverfahren

Außergerichtliches Mahnverfahren: Zahlungserinnerung und Mahnung

Jedes innerbetriebliche Rechnungswesen eines Unternehmens ordnet und registriert offene Zahlungen und behält diese und deren Fälligkeit im Blick. Um bei dem obigen Beispiel zu bleiben: Haben Sie nach Belieferung der Drogeriekette eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen gestellt, so müssen Sie nun prüfen, ob die Zahlung in diesem Zeitraum eingeht.

Die Buchhaltungs- bzw. Rechnungsabteilung behält diese Frist im Auge und erinnert den Kunden nach Ablauf der 30 Tage an die offene Rechnung und seine Zahlungspflicht. Meistens folgt bei einem ausbleibenden Geldeingang auf die erste Zahlungsaufforderung eine zweite und dritte Mahnung.

Manche Unternehmen geben das Beitreiben ihrer offenen Geldforderungen und damit auch das Mahnverfahren an ein Inkassounternehmen ab. Seriöse, gut aufgestellte Inkassobüros haben mitunter bessere Möglichkeiten, die offenen Ansprüche durchzusetzen.

Ein außergerichtliches Mahnverfahren beginnt vom Ablauf her meist mit einer ersten Zahlungserinnerung.

Ein außergerichtliches Mahnverfahren beginnt vom Ablauf her meist mit einer ersten Zahlungserinnerung.

Sie sind auch darauf spezialisiert, Informationen über die Zahlungsfähigkeit bzw. Bonität von Schuldnern zu beschaffen. Hierbei berücksichtigen sie beispielsweise die Schuldnerregistereinträge der Amtsgerichte und deren Insolvenzbekanntmachungen.

An diesen Informationen wird der weitere Ablauf für ein Mahnverfahren ausgerichtet. Dieser kann je nach Situation folgende Maßnahmen beinhalten:

  • schriftliche Mahnungen
  • telefonische Kontaktaufnahme zum Schuldner
  • Ratenzahlungsvereinbarungen mit Schuldnern, die in einem wirtschaftlichen Engpass stecken
Wenn all diese Maßnahmen nicht helfen, ist der Gläubiger oder das von ihm beauftragte Inkassounternehmen gezwungen, staatliche Hilfe in Anspruch zu nehmen, um die offenen Geldforderungen durchzusetzen. Eine Möglichkeit ist das gerichtliche Mahnverfahren.

Was ist ein gerichtliches Mahnverfahren und in welchen Fällen ist es sinnvoll?

Noch einmal zurück zu unserem Beispiel: Wenn Ihr Kunde, die besagte Drogeriekette, Ihre Rechnung trotz mehrfacher Mahnungen nicht bezahlt, sollten Sie nun prüfen, ob Sie Ihren Anspruch gerichtlich durchsetzen können. Die einfachste Methode ist ein gerichtliches Mahnverfahren, denn die Kosten hierfür sind geringer als bei einem Klageverfahren. Außerdem sparen Sie sich aufwendige Beweisführungen und eine Menge Zeit.

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Hierbei handelt es sich um ein zweistufiges Verfahren. Zuerst beantragt der Gläubiger den Erlass eines Mahnbescheids beim zuständigen Amtsgericht. Wenn er diesen erwirkt hat und der Schuldner hiergegen keinen Widerspruch einlegt, kann er im zweiten Schritt den Erlass eines Vollstreckungsbescheids beantragen. Dieser Bescheid ist das eigentliche Ziel des Verfahrens.

Der Zwangsvollstreckungsbescheid berechtigt den Gläubiger, die im Vollstreckungsbescheid bezeichnete Geldforderung zwangsweise im Wege der Zwangsvollstreckung durchzusetzen. Dieser Vollstreckungstitel bildet z. B. die Grundlage für eine Kontopfändung.

Ein Vorteil des Vollstreckungsbescheids ist es, dass dann nicht mehr die reguläre Verjährung von üblicherweise drei Jahren für die offene Geldforderung gilt. Vielmehr hat der Gläubiger nun 30 Jahre lang Zeit, um die Zwangsvollstreckung zu betreiben. Behält er die wirtschaftliche Situation seines Schuldners gut im Blick, kann er im richtigen Moment entsprechende Vollstreckungsmaßnahmen einleiten. Einige Inkassounternehmen sind auf diese sogenannte Titelüberwachung spezialisiert.

Im weiteren Ablauf folgt ein gerichtliches Mahnverfahren, wenn außergerichtliche Maßnahmen erfolglos bleiben.

Im weiteren Ablauf folgt ein gerichtliches Mahnverfahren, wenn außergerichtliche Maßnahmen erfolglos bleiben.

Allerdings ist das gerichtliche Mahnverfahren an bestimmte Voraussetzungen geknüpft: Ein gesetzliches bzw. gerichtliches Mahnverfahren kann nur eingeleitet werden, wenn

  • der Gläubiger einen Zahlungsanspruch hat und
  • sich sein Schuldner in Zahlungsverzug befindet.

Wenn Sie davon ausgehen können, dass Ihr Antragsgegner, als der Schuldner der Geldforderung, nicht widerspricht, dann können Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Nur in diesem Fall ist es sinnvoll, den Erlass eines Mahnbescheids zu beantragen. Dieser stellt die Vorstufe zum oben erwähnten Vollstreckungsbescheid dar.

Wenn Sie jedoch damit rechnen, dass Ihr Kunde Widerspruch einlegen wird, macht das gerichtliche Mahnverfahren keinen Sinn. In diesem Fall ist es ein unnötiger Umweg, der unnötige Kosten verursacht. Vielmehr sollte dann stattdessen sofort Klage eingereicht werden.

Gerichtliches Mahnverfahren: Ablauf

Wie bereits erwähnt, handelt es sich beim gerichtlichen Mahnverfahren um ein zweistufiges Verfahren: Ohne einen Mahnbescheid kann der Gläubiger keinen Vollstreckungsbescheid erlangen.

Das Verfahren beginnt also mit dem Antrag des Gläubigers beim zuständigen Mahngericht. Dieser kann schriftlich oder online bzw. elektronisch eingereicht werden. Die amtlichen Formulare sind in größeren Schreibwarenläden erhältlich oder online als Mahnantrag.

Erster Schritt: Erlass eines Mahnbescheids

Das Mahngericht prüft den Antrag nur auf dessen formale Richtigkeit. Es prüft jedoch nicht, ob der Anspruch des Gläubigers wirklich begründet ist. Für den Inhaber einer Geldforderung, also z. B. für Sie als Lieferant der Drogeriekette, hat das einen enormen Vorteil. Für den Schuldner hingegen ist ein solches Mahnverfahren riskant, weil auf diesem Wege auch unberechtigt geltend gemachte Ansprüche durchgesetzt werden können, wenn sich dieser nicht wehrt.

Ein Mahnverfahren macht aus Sicht des Gläubigers nur Sinn, wenn der Schuldner keinen Widerspruch bzw. Einspruch einlegt.

Ein Mahnverfahren macht aus Sicht des Gläubigers nur Sinn, wenn der Schuldner keinen Widerspruch bzw. Einspruch einlegt.

Versetzen wir uns kurz in die Lage der Drogeriekette aus unserem Beispiel. Diese hat noch einen weiteren Lieferanten, der im Mahnverfahren unberechtigterweise eine Zahlung in Höhe von 15.000 Euro geltend macht, obwohl er nur Ware im Wert von 10.000 Euro geliefert hat.

Wenn Sie sich gegen den Mahnbescheid, der auf 15.000 Euro lautet, nicht wehren, dann kann Ihr Lieferant im nächsten Schritt einen Vollstreckungsbescheid über diese 15.000 Euro beantragen, obwohl ihm nur 10.000 Euro zustehen.

Liegen alle Voraussetzungen zum Erlass eines Mahnbescheids vor, so muss das Gericht diesen unverzüglich erlassen und dem Schuldner zustellen.

Der Gläubiger, der den Bescheid beantragt hat, wird nur über die Zustellung informiert.

Zweiter Schritt: Erlass eines Vollstreckungsbescheids

Wenn der Schuldner trotz des gerichtlichen Mahnbescheides die offene Rechnung nicht begleicht und wenn er nicht innerhalb von zwei Wochen Widerspruch gegen diesen Bescheid einlegt, so ergeht auf Antrag des Gläubigers ein Vollstreckungsbescheid.

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Diesen muss der Gläubiger innerhalb von sechs Monaten nach Zustellung des Mahnbescheids beantragen. Außerdem muss er eine Erklärung darüber beinhalten, ob sein Schuldner inzwischen gezahlt hat und wenn ja, wie viel. Der daraufhin erlassene Vollstreckungsbescheid dient dem Gläubiger, wie eingangs bereits beschrieben, als Vollstreckungstitel.

Legt der Schuldner hingegen fristgerecht und schriftlich Widerspruch gegen den Mahnbescheid ein, so geht das Mahnverfahren in ein normales (ordentliches bzw. streitiges) Gerichtsverfahren über.

Auch gegen den Vollstreckungsbescheid kann sich der Schuldner noch wehren, indem er innerhalb von zwei Wochen ab dessen Zustellung schriftlich Einspruch einlegt. Auch in diesem Fall endet das gerichtliche Mahnverfahren. Stattdessen beginnt nun ein ordentliches Gerichtsverfahren.

Nimmt der Schuldner auch diesen Vollstreckungsbescheid widerspruchslos hin und zahlt er trotz dieses Bescheids weiterhin nicht, so kann der Gläubiger Zwangsvollstreckungsmaßnahmen einleiten, um an sein Geld zu kommen.

Mahnverfahren: Mit welchen Kosten ist das Mahnwesen verbunden?

Die Kosten für ein gerichtliches Mahnverfahren richten sich nach der Höhe des Streitwerts.

Die Kosten für ein gerichtliches Mahnverfahren richten sich nach der Höhe des Streitwerts.

Welche Kosten im Mahnverfahren entstehen, richtet sich danach, welche Schritte der Gläubiger einleiten muss, um seinen Vertragspartner zur Zahlung zu bewegen.

Im außergerichtlichen Verfahren entstehen in der Regel nur die damit verbundenen Mahnkosten und gegebenenfalls Inkassogebühren, wenn der Gläubiger ein Inkassobüro beauftragt.

Die Kosten eines gerichtlichen Mahnverfahrens setzen sich den Gerichtskosten, den Auslagen des Antragstellers und gegebenenfalls aus den Anwaltskosten zusammen.

Die Gerichtskosten entstehen bereits mit Eingang des Antrags auf Erlass des Mahnbescheids. Sie richten sich nach der Höhe des Streitwertes, das heißt nach der Höhe der geltend gemachten Forderung.

Diese Gerichtskosten muss in der Regel der Schuldner tragen. Im Falle einer maschinellen Bearbeitung des Mahnverfahrens werden die Gerichtskosten automatisch in den Mahn- und Vollstreckungsbescheid aufgenommen.
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